Kun organisaatio kerää asiakirjoja, jotka edellyttävät lyhytaikaista tai pitkäaikaista varastointia, se on järjestettävä ja nidattava kansiot pehmeällä tai kovalla kannella. Jokaisella erityistapauksella voi olla omat vaatimukset arkiston suunnittelulle ja työn järjestykselle, koska tällä alalla ei ole tiukkoja lainsäädäntöstandardeja. Siinä kuitenkin määritellään perusperiaatteet, joita kokeneet toimitsijat yleensä noudattavat.
Tarpeellinen
- - musta lyijykynä;
- - toimistotila (tai UPD-laite);
- - kiinnitin;
- - ompeluneula;
- - naru tai nailonlanka;
- - sakset;
- - arkki valkoista paperia;
- - paperitavaraliima;
- - peite.
Ohjeet
Vaihe 1
Tutkittuasi asiakirjojen arvon, numeroi se asettamalla sarjanumero (aikajärjestyksessä) kunkin arkin oikeaan yläkulmaan mustalla lyijykynällä. Aloita ensimmäisestä peruutuksesta; sisältyvien asiakirjojen otsikkoluetteloa ja viimeistä sivua ei tarvitse numeroida. Varmista, että numerot eivät mene tekstiin.
Vaihe 2
Tee kaksi reikäparia, joissa on erityinen kirjoituskahva kunkin asiakirjan vasemman reunan keskelle. Kiinnitä se kiinnittimeen, jotta paperipino ei hajoa. Työntekijät asettavat reiät pystysuoraan viivaan siten, että reiän väliin jää vähintään 3 cm. Jos levyllä on kapea marginaali, voit liimata valkoisen nauhan reunaan.
Vaihe 3
Käytä erikoiskonetta asiakirjojen vilkkumiseen (UPD). Tämä vähentää merkittävästi työtäsi, koska tällä laitteella voit lävistää 10 cm paksun asiakirjojen pinon kerrallaan. Lue huolellisesti ohjeet ja toimi huolellisesti - pora kuumenee hyvin.
Vaihe 4
Aloita kankaan ompeleminen erityisellä lankalangalla tai vahvalla nailonlangalla ja ompeluneulalla. Salama arkisto kaksi kertaa turvallisen sitoutumisen varmistamiseksi. Vedä narun löysät "hännät" (noin 5-6 cm) "reiän" saumattoman puolen keskireikän läpi ja tee vahva solmu.
Vaihe 5
Leikkaa ympyrä (halkaisijaltaan noin 4 cm) paksusta valkoisesta paperista ja liimaa solmu sen kanssa. Käytä tavallista paperiliimaa. Tartu tarraan sinetillä, kiinnitä sertifikaatin allekirjoitus ja päivämäärä sen alle. Jos kansio on jo sidottu ilman vahvistussivua, on sallittua liittää se kannen sisäpuolelle.
Vaihe 6
Liu'uta nauhoitettu kansio erityiskanteen tai sido asiakirjat koneella. Pitkän aikavälin arkistoa varten on suositeltavaa valita kova kansi, muissa tapauksissa sopivat myös pahviset "vaatteet" tai paksusta päällystetystä paperista. Joka tapauksessa sen tulisi olla yritystyypin mukaisesti suunniteltu yritystulostustuote.
