Sähköisen joukkoviestinnän nopea kehitys sanelee omat vaatimukset. Yhä useammin on tarpeen lähettää tietoja sähköpostitse, mutta tässä tapauksessa on tarpeen suojata asiakirjojen luottamuksellisuus.
Tarpeellinen
- - OGRN-todistus
- - sopimus EDS: n tuottamisesta
- - sähköinen tietoväline digitaalista allekirjoitusta varten.
Ohjeet
Vaihe 1
Sähköisen asiakirjojen hallinnan kehitys edellyttää yrityksiltä ja yrittäjiltä veroilmoitusten toimittamista sähköisen viestinnän välityksellä. Tietojen suojaamiseksi ja luotettavuuden varmistamiseksi on tarpeen käyttää erityisiä salausohjelmia ja varmentaa sähköinen asiakirja erityisellä tavalla. Tätä tarkoitusta varten suunniteltua laitetta kutsutaan EDS: ksi. Sähköisen digitaalisen allekirjoituksen myöntävät erityiset sertifiointikeskukset, ja se on tietoobjekti, jonka avulla voit tarkistaa allekirjoittamiesi tietojen aitouden ja turvallisuuden. EDS on voimassa yhden vuoden, tämän ajanjakson jälkeen asiakirja on luotava uudelleen.
Vaihe 2
Salausdatan lisäksi EDS: n on sisällettävä tarvittavat tekniset tiedot ja tiedot sen omistajasta, asiakirjan allekirjoittamisen päivämäärä ja kellonaika ja lisämekanismit allekirjoituksen tarkistamiseksi. Lisäksi voit lisätä muita kysyttäviä tietoja: graafisen allekirjoituksen, kommentteja asiakirjaan ja muita tiedostoja.
Vaihe 3
Varmennetun asiakirjan tyypistä riippuen on kehitetty erityyppisiä sähköisiä allekirjoituksia: liitettyinä ja irrotettuina. Ensimmäisessä tapauksessa prosessi on samanlainen kuin asiakirjan asettaminen suljettuun kirjekuoreen, jonka aitous voidaan määrittää noudettaessa. Tällöin tiedosto on kätevä lähettää, mutta asiakirjaa ei voida lukea ilman lisälaitteita, jotka on suunniteltu tietojen salauksen purkamiseen. Tapauksissa, joissa käytetään irrotettua allekirjoitusta, on tarpeen luoda useita erillisiä tiedostoja ja lähettää ne yhdessä. Tällaiset asiakirjat voidaan kuitenkin lukea ilman erityisiä salaustarvikkeita, mikä on melko kätevää.
Vaihe 4
Koska EDS on sähköinen asiakirja, sillä ei siis ole ulkonäköä, mutta teknisten keinojen kompleksi, josta se koostuu, tarvitsee alustan, johon voit tallentaa yksityisen salausavaimen sitä varten. Tallennusväline voi olla levyke, CD-levy tai erityinen flash-asema, jossa on tavallinen USB-portti tietokoneeseen kytkemistä varten.
Vaihe 5
Tarvittavan ohjelmiston asentaminen tietojen salaamiseen ja asiakirjan varmentamiseen voi aiheuttaa käyttäjälle vaikeuksia. Tällaisissa tapauksissa sertifiointikeskuksen teknisen tuen asiantuntijat tulevat auttamaan, joten kun on tehtävä sopimus EDS: n tuotannosta, on tarpeen selventää myös tämä kohta.
