Kirjanpidon pitäminen on melko huolellinen tehtävä. Kansiot, joissa on laskuja tietyntyyppisistä sopimuksista, on pidettävä organisaatiossa enintään kymmenen vuotta, joten ne on arkistoitava, jotta tarvittava asiakirja voidaan löytää milloin tahansa.
Ohjeet
Vaihe 1
Pidä laskupäiväkirjaa yllä. Syötä siihen kaikki asiakirjojen numerot, jotka aiot arkistoida. On parasta tehdä tämä elektronisesti, erityisohjelmassa tai tavallisessa Excel-laskentataulukossa. Syötä asiakirjan numero (yleensä sekoitettu - numeerinen ja numeerinen) ja sen päivämäärä. Siirrä aika ajoin tietoja levyille, jotta tietokone vioittuu, arkisto pysyy ehjänä ja turvallisena.
Vaihe 2
Luo useita laskurekistereitä, jos yrityksessä on enemmän kuin yksi oikeushenkilö. Anna asiakirjaa laatiessasi heti asianmukainen numero. Käytä käytäntöjä. Merkitse esimerkiksi JSC "Zolotaya Antelope": lle laskut 123-ZA: ksi ja JSC "Padishah": lle 123-P. Muista ilmoittaa sopimuksen tai sopimuksen numero, jolle tämä lasku on laadittu.
Vaihe 3
Ota lasku toimitettavaksi. Lävistä kaksi reikää rei'ittimellä. Liitä asiakirja kansioon. Käytä raskaita sideaineita, jotta vältät arvopaperien rypistymisen. Älä täytä niitä liian tiukasti.
Vaihe 4
Toinen tallennustapa on tiedostokansioissa. Ota läpinäkyvä kansi ja aseta lasku siihen. Aseta viila sideaineeseen ja kiinnitä erityisillä pidikkeillä.
Vaihe 5
Merkitse kukin kansio. Huomaa, mitkä oikeushenkilöiden laskut ovat siellä tallennettu. Kirjoita ajanjakso, jolta asiakirjat on kerätty.
Vaihe 6
Lähetä yli kolme vuotta vanhat laskut varastoon. Taita kansiot helposti hengittäviin pahvilaatikoihin. Ilmoita seinillä sideaineiden lukumäärä sisällä ja mihin oikeushenkilöön ne kuuluvat. Merkitse ohjelmassa, johon rekisteröit asiakirjat, mitkä niistä lähetettiin varastoon. Tarvittaessa arkisto on aina mahdollista noutaa ja löytää tarvittavat paperit.
