Asiakirjojen luettelo on hakuteos, joka paljastaa asiakirjojen koostumuksen ja sisällön, järjestelmällistää ja ottaa ne huomioon koko asiakirja-aineistossa. Luetteloiden laatiminen on tärkeä vaihe asiakirjojen käsittelyssä ja tilaamisessa, jonka tarkoituksena ei ole vain asiakirjojen turvallisuus, vaan myös niiden selkeä toteutus.
Ohjeet
Vaihe 1
Rekisteröi asiakirjaluettelo organisaation kirjelomakkeelle (jos sellainen on). Tätä ei vaadita, mutta toivottava vaatimus tällaisille asiakirjoille. Joka tapauksessa organisaation nimi on ilmoitettava.
Vaihe 2
Kirjoita otsikko, jonka tulisi sisältää tietoja, jotka määrittävät luetteloon sisältyvien asiakirjojen omistajuuden. Esimerkiksi "asiakirjojen luettelo rikosasiassa", "todistustiedostossa olevien asiakirjojen luettelo", "asiakirjojen luettelo viisumiin Tanskaan" jne. Jos organisaatio kokoaa luetteloita säännöllisesti, kirjoita muistiin sarjanumero.
Vaihe 3
Luo taulukko, joka koostuu seuraavista osioista: "P / p-numero", "Asiakirjan nimi", "Asiakirjan arkkien määrä". Täytä kaikki luetellut kentät. Lisää hakusarakkeita taulukkoon tarpeen mukaan. Esimerkiksi Sivut _ - _, Sivunumerot, Arvo, Huomautus ja niin edelleen.
Vaihe 4
Kirjoita taulukon alle, kuinka monta arkkia, asiakirjaa tai kopiota sisällytät luetteloon. Kirjoita numeroin ja sanoin: 3 (kolme), 25 (kaksikymmentäviisi).
Vaihe 5
Suorita luettelon kokoaminen loppuun organisaation johtajien allekirjoituksilla, jotka tavalla tai toisella vastaavat inventaarion toteuttamisesta (henkilöstöosaston tarkastaja, tuotantopäällikkö jne.). Kirjoita ylös johtajan viran täydellinen nimi ja transkriptio hänen sukunimestään, etunimestään ja isänimestään. Lisää tarvittaessa koko nimesi asiakirjaan. ja asiakirjan luovuttaneen ja hyväksyneen henkilön allekirjoitus.
Vaihe 6
Ilmoita myös asiakirjan päivämäärä. Se voi sijaita sekä luettelon lopussa että alussa sekä asiakirjan vasemmalla että oikealla puolella. Organisaation sinettiä ei ole laitettu luetteloon.
Vaihe 7
Luettelo asiakirjoista laaditaan kahtena kappaleena: yksi pysyy organisaatiossa, toinen esitetään pyyntöpaikassa.
